Lançar faturas de fornecedores no PHC, sem digitar
Da caixa de email ao documento de compra no PHC: o circuito completo, o que é validado pelo caminho, e as formas de ligação conforme a instalação.
O circuito que quase todas as PMEs com PHC conhecem
A fatura do fornecedor chega por email (ou em papel, e alguém a digitaliza). Depois abre-se o PHC, cria-se o documento de compra, digita-se o fornecedor, o número, as datas, os totais e, linha a linha, os artigos. Confere-se o IVA. Arquiva-se o PDF numa pasta qualquer. Com sorte, são quatro ou cinco minutos por fatura; com uma fatura de vinte linhas, bastante mais.
O problema não é só o tempo. A digitação manual traz erros silenciosos: um dígito trocado no NIF, um total mal copiado, a mesma fatura lançada duas vezes em meses diferentes. E esses erros só aparecem na conferência do fecho de mês, quando custam caro a encontrar.
O que a automação muda, passo a passo
- Captura. As faturas entram sozinhas: por email (uma caixa dedicada ou uma etiqueta na caixa existente), por WhatsApp, ou por upload. O papel entra pelo scanner multifunções, que envia para o mesmo email.
- Leitura. A inteligência artificial lê o PDF ou a fotografia e extrai os campos: fornecedor e NIF, número do documento, datas de emissão e vencimento, totais e as linhas com descrição, quantidades, preços e IVA.
- Validação. Antes de qualquer lançamento, o sistema confere o que uma pessoa conferiria: o NIF é válido? O IVA das linhas soma o total declarado? Esta fatura já entrou antes? As datas fazem sentido?
- Aprovação, se quiser. Pode definir que tudo pára para revisão humana, que só param os documentos acima de um valor, ou que segue tudo directo. Quem aprova vê os campos extraídos lado a lado com o documento original e corrige o que for preciso.
- Entrega no PHC. Os dados chegam prontos no formato do PHC: cabeçalho do documento e linhas, com os nomes de campos que o PHC usa.
Como ligamos ao PHC: depende da instalação. Para a maioria dos casos, entregamos os dados estruturados no formato exacto das tabelas do PHC (documento e linhas), por exportação, por um script de verificação que corre primeiro contra a base de testes, ou por chamada directa à API do vosso sistema quando ela existe. Na demonstração vemos qual encaixa na vossa instalação, sem mexer no ERP nem mudar de software.
O que fica igual (e é importante que fique)
Não muda de ERP, não muda o plano de contas, não muda quem decide. A contabilidade continua a mandar: a automação trata da parte mecânica de ler, conferir e preparar, e a decisão continua onde sempre esteve. Um documento com problema não desaparece em silêncio: fica pendente, com o motivo escrito, à espera de alguém.
Perguntas frequentes
- E as faturas em papel?
- Entram pelo scanner. Qualquer multifunções que envie por email serve: o documento digitalizado segue o mesmo circuito que os restantes.
- E se a leitura falhar num campo?
- O documento pára para revisão em vez de seguir com dados errados. Corrige-se o campo no ecrã, ao lado do original, e segue.
- Preciso de instalar alguma coisa?
- Não. O DocFlow funciona no browser; a ligação ao PHC define-se uma vez, na configuração inicial, connosco.
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