Faturas por email: da caixa de entrada ao ERP, sem mãos

Um endereço dedicado como compras@empresa.pt, ou uma etiqueta na caixa que já usa. O resto do email fica intocado, e as faturas seguem sozinhas.

DocFlow · Agosto de 2026 · leitura de ~5 min

A caixa de email como porta de entrada de documentos

Na prática, o email já é o canal por onde a maioria das faturas chega. O problema é o que acontece depois: alguém abre a mensagem, descarrega o anexo, guarda-o algures, lança os dados à mão no ERP ou numa folha, e repete isto dezenas ou centenas de vezes por mês. A caixa de entrada vira fila de trabalho, e as faturas misturam-se com tudo o resto.

Duas formas de ligar, conforme a vossa realidade

1. Um endereço dedicado

Cria-se um endereço só para isto, por exemplo compras@empresa.pt, e passa a ser esse o que se dá aos fornecedores. Tudo o que lá chega é lido automaticamente: o anexo é extraído, os dados são lidos, e o email fica marcado como processado. É a forma mais limpa quando se está a começar ou quando se pode pedir aos fornecedores que usem um endereço novo.

2. A caixa que já existe, com uma etiqueta

Se a caixa serve para mais coisas (a geral@ por onde entra de tudo), não é preciso mudá-la. Define-se uma etiqueta ou pasta, por exemplo COMPRAS, e o DocFlow só olha para o que a tiver. Quem faz a triagem do email arrasta a mensagem para a etiqueta, e é tudo: o resto da caixa fica intocado, e só o que foi etiquetado é processado. No Gmail e no Google Workspace, uma etiqueta é exactamente isto; noutros servidores, uma pasta faz o mesmo papel.

Do anexo ao destino, sem mãos

• Formatos: PDF e imagens (JPG, PNG, HEIC das fotografias de iPhone, WebP). O scanner multifunções que envia por email entra no mesmo circuito.
• Encaminhamento: regras por remetente ou assunto mandam cada documento para o fluxo certo. As faturas do fornecedor X para um circuito, os recibos para outro.
• Validação: NIF verificado, IVA conferido contra as linhas, duplicados detectados antes de entrarem.
• Destino: o ERP, uma folha de cálculo partilhada, o arquivo organizado no Drive, ou vários ao mesmo tempo. O mesmo documento pode lançar-se no ERP e ficar arquivado na pasta certa.

Perguntas frequentes

O DocFlow lê o meu email todo?

Não. Com etiqueta, só lê o que a tiver; com endereço dedicado, só essa caixa. O resto da correspondência nunca é tocado.

E emails sem anexo, ou com anexos que não são documentos?

Ficam onde estão. O circuito processa documentos (PDF e imagens) e ignora o resto.

Quanto tempo demora a chegar ao destino?

A caixa é verificada a cada poucos minutos; da chegada do email à entrega validada passam tipicamente minutos, não horas.