Facturas por email: de la bandeja de entrada al ERP, sin manos

Una dirección dedicada como compras@empresa.es, o una etiqueta en el buzón que ya usa. El resto del correo queda intacto y las facturas siguen solas.

DocFlow · Agosto de 2026 · lectura de ~5 min

El buzón de correo como puerta de entrada de documentos

En la práctica, el email ya es el canal por el que llega la mayoría de las facturas. El problema es lo que pasa después: alguien abre el mensaje, descarga el adjunto, lo guarda en alguna carpeta, teclea los datos en el ERP o en una hoja, y repite esto decenas o cientos de veces al mes. La bandeja de entrada se convierte en una cola de trabajo, y las facturas se mezclan con todo lo demás.

Dos formas de conectarlo, según su realidad

1. Una dirección dedicada

Se crea una dirección solo para esto, por ejemplo compras@empresa.es, y pasa a ser la que se da a los proveedores. Todo lo que llega ahí se lee automáticamente: el adjunto se extrae, los datos se leen, y el email queda marcado como procesado. Es la forma más limpia cuando se está empezando o cuando se puede pedir a los proveedores que usen una dirección nueva.

2. El buzón que ya existe, con una etiqueta

Si el buzón sirve para más cosas (el info@ por donde entra de todo), no hace falta cambiarlo. Se define una etiqueta o carpeta, por ejemplo COMPRAS, y DocFlow solo mira lo que la tenga. Quien hace el triaje del correo arrastra el mensaje a la etiqueta, y ya está: el resto del buzón queda intacto, y solo lo etiquetado se procesa. En Gmail y Google Workspace, una etiqueta es exactamente esto; en otros servidores, una carpeta hace el mismo papel.

Del adjunto al destino, sin manos

• Formatos: PDF e imágenes (JPG, PNG, HEIC de las fotos de iPhone, WebP). El escáner multifunción que envía por email entra en el mismo circuito.
• Encaminamiento: reglas por remitente o asunto llevan cada documento a su flujo. Las facturas del proveedor X a un circuito, los recibos a otro.
• Validación: el IVA se cuadra contra las líneas, los duplicados se detectan y las fechas se comprueban antes de que nada entre en el ERP. El NIF/CIF se extrae junto con el resto de los campos.
• Destino: el ERP, una hoja de cálculo compartida, el archivo organizado en Drive, o varios a la vez. El mismo documento puede registrarse en el ERP y quedar archivado en la carpeta correcta.

Preguntas frecuentes

¿DocFlow lee todo mi correo?

No. Con etiqueta, solo lee lo que la tenga; con dirección dedicada, solo ese buzón. El resto de la correspondencia nunca se toca.

¿Y los emails sin adjunto, o con adjuntos que no son documentos?

Se quedan donde están. El circuito procesa documentos (PDF e imágenes) e ignora el resto.

¿Cuánto tarda en llegar al destino?

El buzón se comprueba cada pocos minutos; desde la llegada del email hasta la entrega validada pasan típicamente minutos, no horas.