Gestorías y asesorías: documentos de clientes sin teclear, y sin caos
Cada cliente entrega como le resulta natural; todo converge, se lee, se valida y queda archivado exactamente como la gestoría decida.
El mes de una gestoría, visto por dentro
Decenas de clientes, cada uno enviando documentos a su manera: unos por correo, otros en fotos hechas en el mostrador, otros en un sobre de papel a final de mes. En la gestoría, alguien abre, separa, escanea, teclea y archiva, cliente a cliente, documento a documento. Y meses después, cuando hay que encontrar aquella factura, empieza la segunda búsqueda: ¿en qué carpeta quedó? ¿con qué nombre?
Teclear es la parte visible del coste. La organización (o su ausencia) es la parte que se paga todos los días sin que nadie la contabilice.
Cada cliente con su canal, todo convergiendo
Con DocFlow, cada cliente entrega como le resulta natural, y todo converge al mismo circuito:
- Email: una dirección por cliente (docs-clienteX@gestoria.es) o una etiqueta en el buzón de la gestoría;
- WhatsApp: para los clientes que fotografían el documento y lo mandan en el momento, sin pedirles nada más;
- Escáner: el papel que llega al mostrador se digitaliza en el multifunción, que lo envía por email al circuito;
- Subida directa: para lo que quede fuera.
Archivado como la gestoría decida, solo
Aquí está lo que cambia el día a día: el plan de archivo es suyo, y se cumple solo. Se define una vez la estructura, por ejemplo Cliente / Año / Mes o NIF del proveedor / Trimestre, y cada documento que entra, venga por email, WhatsApp o escáner, se lee, se renombra de forma consistente y se guarda en la carpeta correcta. Sin excepciones por cansancio, sin "ya lo ordenaré", sin dos personas archivando de maneras distintas.
Ejemplo de estructura: Archivo / {NIF del cliente} / 2026 / T3 / FRA-2026-1288, Papelería Martín.pdf. El nombre y la ruta salen de los datos leídos del propio documento, no de quien lo archivó. Si el trimestre es el ritmo con el que trabaja, las carpetas siguen ese ritmo.
Teclear: dónde deja de existir
Los campos que hoy se teclean (proveedor, NIF, número, fechas, totales, líneas) se extraen automáticamente y se validan: el IVA se cuadra contra las líneas, los duplicados se detectan y las fechas se comprueban. Clientes que envían la misma factura dos veces es el clásico de todos los meses. Para el asiento, los datos salen estructurados: hoja de cálculo, exportación en el formato que su software lea, o conexión directa cuando hay API.
Y cada documento queda con su rastro: cuándo entró, por dónde, quién lo aprobó, qué se corrigió. Cuando un cliente pregunta "¿habéis recibido mi factura?", la respuesta está a una búsqueda de distancia.
Preguntas frecuentes
- ¿Cada cliente puede tener un plan de archivo distinto?
- Sí. La estructura de carpetas y la nomenclatura se definen por circuito, y cada cliente puede tener el suyo.
- ¿Las fotos de móvil funcionan de verdad?
- Sí, incluido HEIC (el formato de las fotos de iPhone). Una foto razonablemente encuadrada es suficiente.
- ¿Esto sustituye al software de contabilidad?
- No: lo alimenta. DocFlow se encarga de la recogida, la lectura, la validación y el archivo; el asiento contable sigue en su software.
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