Escritórios de contabilidade: documentos de clientes sem digitação, e sem caos

Cada cliente entrega como lhe é natural; tudo converge, é lido, validado e fica arrumado exactamente como o escritório definir.

DocFlow · Agosto de 2026 · leitura de ~5 min

O mês de um escritório de contabilidade, visto de dentro

Dezenas de clientes, cada um a enviar documentos à sua maneira: uns por email, outros em fotografias tiradas ao balcão, outros num envelope de papel no fim do mês. Do lado do escritório, alguém abre, separa, digitaliza, digita e arquiva, cliente a cliente, documento a documento. E meses depois, quando é preciso encontrar aquela fatura, começa a segunda caça: em que pasta ficou? Com que nome?

A digitação é a parte visível do custo. A organização (ou a falta dela) é a parte que se paga todos os dias sem se dar por isso.

Cada cliente com o seu canal, tudo a convergir

Com o DocFlow, cada cliente entrega como lhe for natural, e tudo converge para o mesmo circuito:

• Email: um endereço por cliente (docs-clienteX@escritorio.pt) ou uma etiqueta na caixa do escritório;
• WhatsApp: para os clientes que fotografam o documento e enviam na hora, sem lhes pedir mais nada;
• Scanner: o papel que chega ao balcão é digitalizado no multifunções, que envia por email para o circuito;
• Upload: para o que sobrar.

Arrumado como o escritório definir, sozinho

Aqui está a parte que muda o dia-a-dia: o plano de arquivo é vosso, e cumpre-se sozinho. Define-se uma vez a estrutura, por exemplo Cliente / Ano / Mês ou NIF do fornecedor / Trimestre, e cada documento que entra, venha por email, WhatsApp ou scanner, é lido, renomeado de forma consistente e guardado na pasta certa. Sem excepções por cansaço, sem "depois arrumo", sem duas pessoas a arquivar de maneiras diferentes.

Digitação: onde ela deixa de existir

Os campos que hoje se digitam (fornecedor, NIF, número, datas, totais, linhas) são extraídos automaticamente e validados: NIF conferido, IVA somado contra as linhas, duplicados detectados. Clientes a enviar a mesma fatura duas vezes é o clássico. Para o lançamento, o Moloni tem integração nativa; para os restantes ERPs, os dados saem estruturados: folha de cálculo, exportação, ou ligação directa quando existe API.

E cada documento fica com rasto: quando entrou, por onde, quem o aprovou, o que foi corrigido. Quando um cliente pergunta "receberam a minha fatura?", a resposta está a uma pesquisa de distância.

Perguntas frequentes

Cada cliente pode ter um plano de arquivo diferente?

Sim. A estrutura de pastas e a nomenclatura definem-se por circuito, e cada cliente pode ter o seu.

As fotografias de telemóvel funcionam mesmo?

Sim, incluindo HEIC (o formato das fotografias de iPhone). Uma foto razoavelmente enquadrada é suficiente.

Isto substitui o software de contabilidade?

Não: alimenta-o. O DocFlow trata da recolha, leitura, validação e arrumação; o lançamento contabilístico continua no vosso software.